FLOW et Flux, quelle différence ?

FLOW est une application pour une utilisation automatisée de tâches – les flux – aussi bien sur des documents que sur des bibliothèques.

On peut aussi créer un flux d’approbation directement à partir de sharepoint, dans bibliothèque, ajouter un flux qui permet d’intervenir directement sur l’ensemble d’une bibliothèque.

Une fois le flux d’approbation créé à partir de la bibliothèque, comment gère-t-on l’approbation côté utilisateur ?

Le principe

La tâche est affectée à une personne ou plusieurs personnes qui reçoit ou reçoivent le mail de façon simultanée ou l’un après l’autre, l’informant ou les informant sur la tâche affectée, par qui, à quelle date. Il est également précisé la date d’échéance, le type de tâche (approbation ou autre) et un commentaire (le descriptif de ce qu’il y a à faire).

En pratique

Plus bas, dans le mail plutôt laconique, vous pouvez voir les étapes pour effectuer cette tâche :

  1. Examinez « le document » qui est caractérisé par le nom et un lien hypertexte.
  • En cliquant sur le lien, le document est directement téléchargé et se trouve dans vos téléchargements. Vous pouvez alors l’ouvrir , le vérifier et si l’administrateur de l’approbation vous en a donné la possibilité, effectuer les modifications et l’enregistrer. Ce document faisant partie d’une bibliothèque Sharepoint, il est inutile « d’enregistrer sous ».
  • Si le document est ouvert avec une application de type WORD, il se peut qu’un bandeau jaune apparaisse en vous précisant la tâche de flux de travail et vous demandant d’ouvrir cette tâche.
  1. Effectuez les actions spécifiques requises pour cette tâche.

C’est-à-dire effectuer la demande qui se trouve dans « commentaires ».

  1. Cliquez sur le bouton Ouvrir cette tâche dans le bandeau OUTLOOK pour marquer la tâche comme étant achevée. (Si vous ne pouvez pas mettre à jour cette tâche, il est possible que vous n’y ayez pas accès.) ou bien intervenir directement sur l’application, comme mentionné ci-dessus.
  • Il se peut qu’une fenêtre vous alerte « Ce document se trouve dans une bibliothèque de documents non fiables. Pour participer à des flux de travail pour ce document, ajoutez la bibliothèque à votre liste de sites fiables. »

Si vous avez un flux de travail, c’est que vous avez accès à cette bibliothèque. Ouvrez la bibliothèque et copier et coller l’URL dans les sites à approuver, dans votre navigateur – options internet/sécurité/sites de confiance/ sites/ajouter ce site web à la zone et coller l’URL et faire OK.

Vous arriverez, ensuite directement sur le flux de travail qui vous a été affecté :

  • Vous pouvez demander une modification et affecter cette nouvelle tâche à une nouvelle personne, en indiquant la demande, un nouveau commentaire de tâche et une nouvelle durée ;
  • Vous pouvez insérer un commentaire et approuver cette tâche ;
  • Vous pouvez réaffectez cette tâche (même gestion que pour la demande de modification) ;
  • Vous pouvez refuser cette validation – attention cette action est immédiate et ferme le formulaire d’approbation.
  • Et enfin, vous pouvez approuver cette validation.

Si votre administrateur a créé un lien d’accès direct aux tâches de la bibliothèque, vous pouvez suivre l’avancement des tâches, réalisées, en cours, approuvé et les personnes déjà intervenues.