Confinement et télétravail

Beaucoup d’entre nous rêvaient de pouvoir travailler à domicile, d’autres le vivent comme une punition l’isolement et la rupture brutale des liens sociaux au travail.

Mais la crise sanitaire et son cortège de confinements aidant, même les plus récalcitrants ont dû s’y plier.

Agiles malgré nous

Fini les trajets à rallonge, la cohue des transports, fini le rush du matin pour déposer les enfants à l’école avant de se ruer dans le métro, le bus, le train ou d’enfourcher son vélotaf.

Aaah, travailler de la maison avec un petit café, une douce musique de fond….

Réalité pour les uns, utopie virant au cauchemar pour les autres.

Suivant les conditions de confinement, les moyens de communication numérique disponibles et l’expérience acquise, ces rêves se sont matérialisés avec plus ou moins de bonheur pour tous les travailleurs dont le métier se décline à distance.

Mais c’est un constat. L’épidémie et sa conséquence directe, les confinements, qui nous touchent depuis plus d’un an, nous ont obligé à modifier très vite nos habitudes de travail.

Suivant une étude menée en Novembre 2020

39% des actifs déclarent que leur métier actuel ne peut pas être exercé en télétravail

36% disent pouvoir télétravailler sans difficulté

25% peuvent faire du télétravail mais avec des difficultés

(https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/rapportharris_activite-professionnelle-des-francais-pendant-le-confinement.pdf),

Mais cela va dans le sens de l’histoire et de l’évolution numérique finalement ?

La transformation digitale des entreprise engagée depuis plus de 10 ans a-t-elle bénéficié de la crise sanitaire et du télétravail forcé ?

Oui, dans la mesure ou les entreprises mêmes les plus récalcitrantes aux usages Cloud, télétravail, outils collaboratifs et réunions à distance , ont dû franchir le pas.

Non, cette transformation à marche forcée ne s’est pas toujours déroulée dans les bonnes conditions, car engagée pour de mauvaises raisons.

Les grandes entreprises conscientes des enjeux du digital et de la modernisation des outils de travail quotidiens de leurs employés avaient pour la plupart initié la démarche. Avec un réel intérêt pour les changements d’usages et une transition douce vers le collaboratif.

En revanche celles qui n’adhéraient pas à ces « nouveaux » concepts de travail, se sont contentées de mettre en place des réunions à distance avec plus ou moins d’accompagnement qualifié, en y collant l’étiquette transformation digitale , pensant s’acquitter ainsi de la tache sans pour autant en saisir véritablement les enjeux.

« Selon le Baromètre Croissance & Digital 2019 d’Ipsos, 54 % des entreprises engagées dans la digitalisation ont connu une amélioration de la satisfaction client, 41 % connaissent une amélioration de la fidélisation des clients et 77 % reconnaissent la contribution du digital à leur croissance. »

En période de confinement maintenir le lien avec et entre employés, la priorité

Dans le meilleur des cas, si le métier et les rôles en entreprise permettent d’exercer à distance, rappelons-nous que les métiers de production directe furent interrompus sans préavis.

Mais Isolés, coupés brutalement du réseau d’entreprise et de son précieux partage de fichiers, sans directives ou management direct, très vite les employés y compris les cadres ne peuvent plus ni accomplir leurs tâches ni tenir leur rôle.

Plus complexe encore, le rôle du manager « traditionnel », dans l’impossibilité du jour au lendemain de superviser ses troupes. Isolé comme un phare en plein désert, et aussi inutile dans le pire des cas.

Réunion et caféine

La relation entre les membres de l’entreprise est traditionnellement assurée par les deux piliers de la communication directe entre personnes, à savoir LA réunion et LA machine à café.

La téléréunion, souvent seul trait d’union possible durant la crise sanitaire est désormais incontournable

Avec son lot de détracteurs et de supporters, la réunion à distance est devenue pour beaucoup la seule et unique solution pour maintenir la communication au quotidien et assurer la continuité de l’activité.

Alors passés les gaffes, gags et effets de surprise dans les réunions à distance, la belle-mère en peignoir sur le canapé, le chat sur le clavier et le bébé dans son transat pendant le copil, coproj voire comex,

Comment est perçue la réunion à distance ?

Premières réunions à distance, anxiogènes ou amusantes, gadget high tech ou vraie révélation ?

Suivant les profils, l’expérience est bien sûr vécue différemment.

« le baroudeur »

Les habitués des réunions à distance menées depuis les gares, aéroports ou train, nettement avantagés par cette expérience verront d’un œil blasé ces atermoiements et réticences de la part des nouveaux utilisateurs de ces usages digitaux.

Sans forcément se souvenir de leurs premiers pas et de leurs premières expériences en la matière.

« une intrusion dans la vie privée »

Certains l’ont vécu comme une intrusion dans leur vie privée. D’un seul coup sur l’activation de la cam et du microphone, c’est toute la société qui s’invite à la maison. Le lieu sacro-saint où l’on pouvait enfin être ou redevenir soi-même. Un mini séisme en puissance.

« une transition naturelle »

Pour d’autre ce fut une transition plus naturelle et peut être le pont jeté entre vie privée et vie professionnelle.

« pas le choix »

Enfin ceux qui subissent ces nouveaux outils, ni pour ni contre, bien au contraire.

Un apprentissage des usages

Dans tous les cas les « habitués » et les nouveaux utilisateurs ont dû composer et cohabiter dans le cadre étroit de la fenêtre d’une réunion.

Suivant les métiers, les rôles en entreprise et les habitudes de travail déjà en place, on a pu observer toute la palette des réactions imaginables, largement relayées par les réseaux sociaux.

Le vivre ensemble, mais isolés, règles sociales et conventions bouleversées

Participer ou animer une réunion à distance, avant même d’évoquer les problèmes techniques, ne s’improvise pas.

Il ne suffit pas de maitriser parfaitement l’outil, encore faut-il que tous les participants s’accordent sur les règles qui d’ordinaires coulaient de source.

Conduite à gauche, paradoxe et Netflix

  • Qui parle ?
  • Quand ?
  • Peut-on interrompre l’intervenant ?
  • Doit-on couper sa cam ou ouvrir son micro ?
  • Comment s’articule la réunion ?
  • Y a-t-il un ordre du jour ?
  • Un CR de réunion ?
  • Et comment et à qui les partager ?

Pas si simple qu’il n’y parait

C’est toute la différence entre connaitre un outil et en connaitre les usages.

On peut savoir conduire mais ne pas connaitre le code de la route.

C’est un peu comme si d’un seul coup d’un seul on change de pays et que l’on conduit à gauche :

Tout est là, la route, la voiture, le volant, même les passagers sont les mêmes!

Mais les codes en vigueur et les règles ont changé !

C’est le paradoxe de la réunion, mais à distance.

Les mêmes personnes, les mêmes sujets, les mêmes documents et pourtant tout semble différent.

Impossible de remettre la main sur la présentation en cours, ni l’ordre du jour.

On parle pendant 30 secondes micro coupé, et soudain plus de son plus d’image !

Et Netflix dans tout ça ?

Les enfants sont rentrés de l’école et sabordent méthodiquement la bande passante internet à grand coup de Netflix , YouTube et consoles connectées.

Comment gérer la réunion en télétravail ?

La réunion est un des piliers de la communication professionnelle. Elle s’invite à domicile et c’est une nouvelle expérience pour beaucoup d’entre nous.

De nombreuses difficultés se dressent devant les participants qui n’avaient pas encore expérimenté ce mode de travail, désormais ancré dans notre quotidien.

Même après un an et trois confinements, certains le vivent mal, souvent pour de mauvaises raisons.

Alors comment aborder sereinement la réunion en télétravail ?

Ca y est ! l’heure approche !

C’est votre première réunion à distance et l’excitation ou l’angoisse se mêlent au stress de l’inconnu.

D’un seul coup vous doutez de vos fondamentaux et goutez à nouveau à l’anxiété du débutant, en vous remémorant avec nostalgie vos premiers pas dans le monde du travail.

Comment se connecter ? quoi dire, quoi faire ? Et si j’étais dérangé par les enfants, le chat, le livreur ou un problème technique ?

Et comment ça se passe pour prendre la parole ? Pour montrer sa précieuse présentation?

Bien sûr le scenario catastrophe se réalise rarement et la plupart des réunions à distance se déroulent à peu près correctement.

Cependant il est bon de garder à l’esprit quelques règles de base.

Vous pourrez aborder l’exercice plus tranquillement et même finir par y prendre gout.

Un peu de préparation et une petite checklist vous aideront à y voir plus clair.

Comme dans une réunion en présentiel, vous pouvez contrôler certains facteurs , d’autres moins ou pas du tout. Savoir s’y préparer et en prendre conscience vous rendra votre habituelle assurance.

En attribuant une petite note à ces différents facteurs, vous saurez rapidement si vos conditions de réunion sont idéales, correctes ou si il est illusoire de tenter l’expérience.

Les facteurs exogènes

L’environnement

  • Serez vous seul à la maison ?

  • Les enfants seront ils en vacances ?

  • Avez vous une pièce pouvant faire office de bureau ?

  • Y a t il des travaux dans l’immeuble ou dans la rue ?

  • Quel est votre arrière plan en cas de réunion vidéo ?

Votre « coin travail »

  • Isolement, lumière, bruit

  • Siège confortable ou banc de cuisine ?

  • Second écran

  • Connexion internet suffisante

  • Casque audio ou système de réunion

Le type de réunion

  • Réunion régulière de service

  • Réunion exceptionnelle

  • Interne ou externe à l’entreprise

  • serez vous participant ou présentateur d’une partie ou de toute la réunion ?

Les outils et programmes

  • Teams

  • Zoom

  • Google ..

  • Audio et vidéo

Ce que vous maitrisez à coup sur

La nature de la réunion

  • Le jour et l’horaire sont connus

  • La durée de la réunion

  • L’objet de la réunion et son ordre du jour

  • Est ce une réunion récurrente ou ponctuelle

  • Les participants présentateurs et collègues ou collaborateurs

  • Qui sera présentateur ou simple participant

Prendre conscience de ces différents éléments vous aidera à relativiser

Anticiper et préparer augmentera votre niveau de confort et de confiance

Améliorer les conditions de déroulement de la réunion diminuera les risques d’une mauvaise expérience et de perte de temps.

En désespoir de cause et si vous pensez qu’il n’est vraiment pas possible de participer ce jour là à la réunion il faut peut être la reporter si possible, ou simplement la refuser, quitte à prendre connaissance de son compte rendu plus sereinement.

Heureusement dans la plupart des cas quelques règles de préparation et bonnes pratiques lors de la réunion vous permettront de franchir le cap sans grosses difficultés.

Améliorer ce qui peut l’être facilement

Une lumière adaptée

  • tirer les rideaux, les stores, ou au contraire éclairer la pièce en fonction des conditions

Un relatif isolement

  • Si vous partagez votre espace de travail, vérifiez qu’une autre réunion ne se déroule pas au même moment
  • Demandez aux enfants si ils peuvent avoir une activité relativement silencieuse durant ce créneau
  • Prévoyez de leur assurer un petit gouter si nécessaire
  • Evitez les réunion pendant l’heure de déjeuner, au risque de vous retrouver assailli par une horde d’indiens et de cowboys affamés. situation toujours délicate mais drôle pendant une réunion un peu formelle.

Un poste de travail correct

  • Veillez à être assis confortablement

  • Un second écran est un plus pour consulter d’autres documents complémentaires en même temps que vous regardez la présentation en cours ou les caméras des intervenants.

  • Un pc suffisamment puissant pour faire tourner les logiciels nécessaires
  • Une connexion internet correcte (un partage de connexion avec son téléphone en cas de bande passante domestique limitée, peut être une solution de secours, le temps d’une réunion)

La préparation de la réunion

  • Prendre connaissance des éléments AVANT la réunion vous évitera d’affronter tous les problèmes potentiels en même temps. Ordre du jour, échanges préparatoires, tout ce qui est susceptible d’être anticipé

  • Installer les logiciels et outils sans attendre le début de la réunion, encore une fois dans le but d’éviter de cumuler les problèmes le moment venu

  • La réunion à blanc. Si vous êtes présentateur ou animateur, un entrainement avec l’un de vos collègues permettra sans doute d’ éliminer tous le problèmes techniques.
    Logiciels récalcitrants, mauvaise bande passante, lumières inadaptées et surtout …

  • Apporter une attention particulière au son

    l’image c’est bien , mais sans le son…

  • Il ne faut pas oublier que l’image c’est bien , mais que sans le son ou avec une qualité déplorable, une réunion tourne vite au cauchemar.

  • Utiliser à minima un casque adapté avec un micro étudié pour les réunions à distance est indispensable.
  • D’autre s possibilités plus avancées existent, mais utiliser un casque correct (à partir d’une trentaine d’euros) vous garantira l’essentiel des conditions d’une bonne réunion à distance.

La réunion commence

C’est parti, on se connecte, plusieurs options apparaissent et il faut vite se décider

Avec le son du PC ?

Le casque ?

Avec ou sans vidéo ?

Micro ouvert ?

Ou micro fermé ?

Adopter quelques règles et bonnes pratique en réunion a distance

La connexion

  • Se connecter à la réunion micro coupé
  • Si on choisit d’allumer sa caméra utiliser un arrière plan neutre ou flou pour ne pas perturber la réunion en cours (curiosité quand tu nous tiens ! )
  • Si aucune conversation n’est en cours, allumer son micro et dire bonjour et éventuellement se présenter puis couper son micro
  • Si on tombe en grande discussion à la connexion il est préférable d’utiliser la partie chat de la réunion pour dire bonjour d’un petite message
  • En cours de réunion on conserve son micro coupé pour garantir la qualité du son pour tous les participants.

Rien de plus désagréable qu’un bruit de fond partagé. Sur une longue durée cela en devient une nuisance et peut pousser les participants à abréger volontairement ou inconsciemment la réunion.

Cette simple pratique a un impact fort sur le bon déroulement de la réunion.

En cours de réunion

  • On peut échanger avec les intervenant ou le présentateur en écrivant dans la zone de chat ou oralement
  • De préférence, utiliser la main levée pour signaler l’attention et attendre qu’on nous donne la parole
  • La plupart des outils de réunion propose ce type de fonctionnalité, cela permet de réguler le dialogue.
  • Bien choisir le moment de sa prise de parole et ne pas monopoliser ce canal au détriment du présentateur. surtout si la réunion de déroule micros ouverts, ce qui peut être une option.
  • Si vous devez vous absenter un instant, signalez le simplement dans la partie chat de la réunion. Et si votre caméra est éteinte, signalez également votre retour.
  • Lorsque l’un des intervenants publie un message, n’hésitez pas à le liker. cela montre que vous en avez pris connaissance, et éventuellement votre intérêt.

Fin de réunion et déconnexion

  • En fin de réunion, n’hésitez pas à publier un petit message de remerciement au présentateur ou aux intervenants
  • Vous pouvez également ouvrir votre micro pour saluer et dire au revoir.
  • Enfin déconnectez vous proprement en utilisant le bouton de fin de communication, plutôt que de fermer l’application.
  • D’une part cela permettra un bon suivi du présentiel, et d’autre part un correspondant pourrait chercher à vous joindre directement via l’outil pour évoquer à chaud l’un ou l’autre sujet abordés durant la réunion.
  • C’est aussi le meilleur moyen de vous assurer que vous avez bien quitté la réunion et que plus personne ne vous entend, ni ne vous voit.

Alors ça vous a plu ?

« 66 % des Français préfèrent les visioconférences aux réunions physiques »

Zoom ou Teams, quel outil choisir pour la réunion à distance ?​

Teams, Zoom, Google Meet, que choisir ?

A-t-on finalement vraiment les choix ou est il imposé par son entreprise ?

Les nombreux outils et plateformes disponibles offrent des alternatives.

Tout de suite, avantages et inconvénients

Le choix des outils

 

En réalité les outils de réunion à distance sont imposés par le choix de l’entreprise.

Choisir Zoom, Teams, Google Meet, ou d’autres solutions, est engageant pour toute l’entreprise.

C’est la gouvernance générale de l’entreprise qui détermine l’installation et la mise en service de la solution retenue.

Mais comme nous pouvons être invités à participer à des réunions par d’autres sociétés, client, fournisseurs, partenaires, tout le monde peut faire en définitive l’expérience des ces différentes plateformes.

Différents looks pour les même fonctions

Audio, vidéo, partage d’écran, chat et partage de fichiers, globalement les fonctions sont toutes bien présentes. La différence se joue plutôt sur d’autres facteurs.

 

La qualité au rendez-vous

D’abord la qualité de la communication, fonction du nombre de participants, des connexions internet locales, de l’activation de la vidéo. La encore les expériences sont plutôt bonnes.

Alors c’est la même chose finalement ?

 

Pas tout à fait…

Par exemple la sécurité, l’intégration dans le contexte de l’entreprise (connexion sécurisée, SSO, personnalisation des logos et chartes graphique).

Ensuite, le fonctions périphériques.

Par exemple Teams s’intègre dans la suite M365, et n’est pas simplement une plateforme de réunion à distance, mais possède toute une gamme de fonctionnalités qui s’apparentent à Slack, avec des groupes de travail, des canaux de communication et toute une gestion applicative.

Les poids lourds du marché

Les poids lourds dans la balance

Quelques chiffres

On peut etre amené à utiliser plusieurs plateformes

Soit parce que l’ on est invité par des partenaires à participer à des réunions, soit à titre personnel, pour organiser une réunion de familles ou d’amis.

Chaque logiciel possède ses avantages et ses inconvénients.

Mais dans l’ensemble le confort d’utilisation et bien présent et les outils sont aboutis.

Le confinement aidant, de nombreuses fonctionnalités ont évoluées, la sécurité a été renforcée, même si l’on découvre régulièrement quelques failles.

Alors où va ma préférence ?

Pour un usage pro / perso, google Meet et Zoom conviendront parfaitement.

La G suite de Google , complétée d’un slack conviendra par exemple à titre personnel, pour des micro entreprises, voir des PME.

Zoom pourra également être associé à un slack et pourquoi pas à un Trello pour couvrir le même usage collaboratif.

Teams étant intégré à la suite M365 sera clairement orienté professionnels.

En raison de l’intégration au SI de l’entreprise, souvent déjà fortement Microsoft, la partie digital Workplace complétera les usages collaboratifs, permettant d’aller bien au delà du simple usage des réunions à distance.

L’ambition de Teams étant clairement de remplacer tout ou partie des mails internes, portée par les fonctionnalités de conversations de personnes à personnes, en complément des réunions, et surtout des ses équipes et canaux aux fonctionnalités aussi nombreuses que versatiles, marque un avantage certains dans le monde de l’entreprise. Digne remplaçant de Skype Entreprise qui avait déjà fait ses preuves en entreprise, Teams et au delà M365, se positionne en fer de lance de la stratégie de Microsoft dans la bataille du collaboratif.

Un choix finalement imposé au quotidien

SI vous êtes utilisateur, vous n’aurez sans doute pas le choix de l’outil, qui sera choisi par votre entreprise. Mais votre expérience d’utilisation et vos remarques permettront de faire évoluer ces solutions, au bénéfice de tous. Car ces nouveaux modes de travail, imposés au non sont désormais communs et dépassent le cadre de l’entreprise.

N’hésitez pas à visiter les sites de Google, Zoom ou Microsoft qui disposent d’espace permettant de proposer des évolutions, et c’est peut etre bien la le plus intéressant, puisque ces retours d’utilisateurs sont aujourd’hui pris très au sérieux par les éditeurs qui n’hésitent pas à mettre ou soumettre au vote les prochaines évolutions proposées.

Qu’est ce que le travail collaboratif ?​

 

Qu’est ce que le travail collaboratif …. digital bien sur ?

Comment travailler à plusieurs, à distance en exploitant les outils et logiciels adaptés ?

C’est peut etre finalement adopter non seulement d’autres outils mais également d’autres postures. L’opportunité de revoir ses habitudes, mauvaises ou bonnes.

La collaboration une histoire vieille comme le monde

Collaborer – [co (con)] : Avec + [laborare] : Travailler

Donc travailler ensemble, à l’accomplissement d’une tache, d’un objectif commun.

Nous apprenons tous à mutualiser nos efforts, à s’aider pour franchir des obstacles, à première vue insurmontables.

Et pourtant depuis les pyramides que de réalisations titanesques portées par les hommes.

Comme dit la chanson

There’s nothing than a hundred men or more could ever do – Africa , Toto

Alors en quoi est ce une révolution digitale ?

En effet depuis l’invention d’ Internet la collaboration électronique, numérique, fait partie du quotidien des informaticiens et des professionnels utilisant ordinateurs, robots, programmes et outils de tous types.

L’arrivée de l’ email a démocratisé les usages de partages et de communication de l’information jusque dans les métiers les plus éloignés des usages informatiques. (voir notre article « Outlook, un outil collaboratif« ).

Et jusque dans nos foyers. Chacun aujourd’hui possède une ou plusieurs adresses mail.

Les outils de partage existent et investissent tous les domaines du monde numérique. Partage de code, Github, cloud personnels partageable, applications mobiles de tout bord, la liste est longue.

Mais jamais l’intégration complète des usages n’avait été aussi simple et accessible.

Se réunir, partager, collaborer, coéditer, gérer des projets et animer des réseaux métier, tout cela est à portée de clic.

Et surtout c’est simple efficace et sûr

Avec des plateformes comme Microsoft 365 ou la suite G suite adossée à Meet de Google pour ne citer qu’elles, il est possible de travailler n’importe où, n’importe quand, sur n’importe quel appareil.

Mais c’est aussi un piège et la porte ouverte à toutes les dérives. On pourrait facilement passer de l’abus de mails en dehors des heures de travail, à une invasion massive et protéiforme de notre vie privée, téléphones, tablettes et pc personnels inclus.

 

N’importe où, n’importe quand, mais pas n’importe comment

La dérive et les problèmes n’interviennent plus à cause de la technique, mais à cause des mauvais usages.

Comme on l’a vu, une utilisation mal accompagnée, un cadrage défaillant et une gouvernance inadaptée entrainent au mieux un rejet des outils, au pire des erreurs de communication, voir des fuites d’informations.

Il est donc indispensable de comprendre les enjeux de ces nouveaux modes de travail, pour mieux les adopter et apprendre à en retirer le meilleur.

La distance aidant…

le télétravail est autant un inconvénient qu’un avantage pour expérimenter « grandeur réelle » les outils et méthodes collaboratives.

Partager son écran à deux ou plus sur un coin de bureau n’est il finalement pas moins productif que de le produire dans une réunion zoom ou Teams ?

Chacun a un vision claire de ce qui est présenté.

Travailler sur le même fichier partagé sur une Teams ou un Onedrive, n’est il pas préférable que de prendre des notes de réunion, pour en diffuser un compte rendu ?

Alors collaboration ou coédition ?

Dans des conditions normale, lors d’une réunion à distance, chacun visualise le contenu partagé, et travaille sur la même information au même moment.

On discute oralement et chaque interlocuteur entend clairement l’intervenant avec un casque adapté.

C’est de la collaboration efficace

Combien de fois vous êtes vous retrouvé dans une salle de réunion bondée, avec un système d’affichage flou, masqué en partie par votre voisin ?

Finalement, n’êtes vous pas mieux installés chez vous ou dans votre bureau ?

Le petit miracle de la coédition

Et si tout le monde ouvrait le même document partagé sur un Teams, un SharePoint, Google Drive ou autre cloud ?

D’un seul coup d’un seul plusieurs personnes travaillent EN MEME TEMPS sur le même document.

Coédition
Versioning
révision

Les usages pratiques du collaboratif

Le modèle Slack / Teams

le principe c’est d’échanger autour d’un sujet, et ses sous-parties.

Par exemple un projet avec différentes taches, ou un process métier avec plusieurs étapes à respecter dans le temps. Ou encore un sujet commun comme l’adoption d’un nouveau logiciel d’entreprise.

Les applications sont infinies, le principe reste le même.

D’abord un groupe de personnes concernées, ensuite un endroit pour aborder le sujet, puis une répartition des différents sous sujets dans plusieurs containers.

Enfin un endroit ou partager des documents en fonction de leur intérêt.

Sous Slack comme sous teams on aura des groupes de discussions appelés canaux réunissant des membres autour d’un sujet commun. Avec Teams on aura un niveau de regroupement appelé … Teams , une équipe.

Slack

ou

Teams

Deux écoles

Un même objectif

Un canal dans une Teams ou dans un Slack permet de discuter en mode Chat d’un sujet ou d’un thème.

On y partage aussi des documents dans les zones réservées, et on y organise évidemment des réunions à distance.

Le partage d’agenda projet et de nombreuses autre applications est également possible.

Tuer le mail

Le but évident est de réduire le nombre de mails échangés sur un sujet, surtout en interne.

Nous avons tous l’expérience d’échanges mail fastidieux et des nombreux et improductifs échanges de pièces jointes.

Ces nouveaux outils simplifie l’échange et nous assure de partager et de travailler en meme temps sur les mêmes documents.

Sauver la planète

Un effet de bord intéressant, en réduisant le nombre de messages, on sauve un peu la planète.

Pour un message Chat échangé avec une équipe de 10 personnes on économise le transfert et le stockage de 10 mails. Mails qui se retrouveraient dans 10 boites mail différentes, seraient sauvegardées sur disques, bandes magnétiques, sans parler des pièces jointes, modifiées, renvoyées, enregistrées sur disque, etc…

C’est donc également un objectif en terme d’économie d’énergie et d’attitude responsable, ainsi que de lutte contre le réchauffement climatique.

Bien sur il faut se donner les moyens de travailler et d’accomplir nos taches, mais il est peut etre temps de réaliser que nous avons le pouvoir d’agir au quotidien sur ces facteurs.

A méditer, donc et pourquoi pas l’objet d’un prochain article ?

[.] Un mail avec une pièce jointe de 5Mo envoyé à 200 personnes, occupe en fait 1000Mo soit 1Go sur l’infrastructure de la messagerie. Un chiffre qui peut facilement grossir si les utilisateurs répondent avec d’autres fichiers.*

*Livre Blanc, Microsoft 365 et empreinte carbone , Digital Inside

La sécurité en jeu

Un autre aspect du travail collaboratif concerne le partage de l’information.

L’utilisation de containers tels les canaux et les espaces partagés, OneDrive Google Drive, Teams par exemple, nous pousse à réfléchir au droits d’accès au moment même où l’on diffuse la données.

Et non comme auparavant à fermer d’abord les accès pour les ouvrir ensuite, souvent de façon inadaptée voir dangereuse.

Lorsque l’on travaille dans une équipe on connait en permanence les membres avec qui on partage l’information.

C’est rassurant et sécurisant, car pour dépasser ce cercle de membres il faut souvent le faire de façon délibérée.

Soit en intégrant un nouveau membre à l’équipe, soit en utilisant un autre canal voir un mail.

On perçoit alors plus directement que le transfert de cette information est inhabituelle et sort du cadre de l’équipe. La décision à prendre est donc plus claire et plus nette.

 

Les poids lourds dans la balance

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