J’ai déjà expérimenté quelques flux à partir de modèles que j’avais modifiés pour correspondre à mon besoin.

J’ai cependant d’autres exigences en matière de flux.

Le principe

J’ai souhaité mettre en place un suivi sur une date dans une liste sharepoint : si la date de ma colonne Demande nouvel agrément correspond à la date du jour, alors je demande l’envoi d’un e-mail à la personne ou groupe référencé dans la colonne Personnel de ma liste. Le flux peut démarrer par une action, par exemple, lorsque la liste est modifiée… En l’occurrence, pour mon besoin, le flux ne doit pas démarrer à partir d’une modification.

J’ai donc cherché quelques exemples sur des blogs ou forums. Or, je n’ai trouvé que des forums en anglais où quelques posts expliquaient la difficulté d’utiliser le champ date avec quelques pistes. Je me suis donc inspirée de ces exemples pour construire intégralement le flux dont voici le schéma :

 

La création

Ce qui reste un peu flou dans les exemples que j’ai recueillis sur les forums, ce sont les connecteurs. La plupart du temps, la formule est présentée et argumentée sans le nom du connecteur.

  1. Tout d’abord, la première action à définir est la récurrence.

 

Le connecteur pour la RECURRENCE est date et heure.

 

2. Se questionner sur quoi va porter l’intervention : une liste définie. Indiquer l’URL du site et la liste sharepoint associée à ce site vous est proposée.

 

Le connecteur : SHAREPOINT – Obtenir des éléments

 

IMPORTANT : Cliquez sur les 3 points de suite pour afficher les paramètres et définissez le nombre de lignes de votre liste.

3. A présent on doit préciser au flux que l’action doit être effectuée sur chaque élément de la liste. Pour ce faire, on doit afficher le commutateur « appliquer à chacun » sur « valeurs ».

 

  1. Si on veut envoyer un mail à partir d’une valeur, il nous faut ajouter une condition qui testera si la valeur testée est vrai ou fausse. Ainsi, le commutateur « ajouter une condition » est requis. La condition portera sur la colonne Demande Nouvel Agrément. Choisir ce champ dans la liste des valeurs, comme suit :

Deux possibilités pour entrer cette formule :

  • soit basculer en mode avancé et entrer la formule :

@contains(items(‘Appliquer_à_chacun’)?[‘Demande_x0020_nouvel_x0020_agr_x’], utcnow(‘yyyy-MM-dd’))

  • Soit ajouter un contenu dynamique de votre liste sharepoint : dans la première case, sélectionner « est égal à » ou « contient » et dans la deuxième case, choisir la comparaison avec la date du jour soit, utcnow. Dans la partie fx, ajouter le format de date de la date du jour (‘yyyy-MM-dd’), comme mentionner ci-dessus.

Particularités du format de date
J’ai préféré mettre « contient » car la colonne de ma liste sur laquelle je veux comparer la date du jour et la date de la colonne comporte un champ calculé. Quand bien même j’ai demandé un format date uniquement, le format est resté sur un format date et heure.

  • Construire la condition « si oui » en sélectionnant une action Outlook – envoyer un message électronique comme ci-dessous :

Ci-dessus, le visuel obtenu une fois le paramétrage du message électronique effectué.

Attention, sélectionnez HTML = Oui, car les balises <br> permettent le saut de lignes. Deux balises, 2 sauts de ligne et si le format HTML n’est pas défini, les balises ne servent à rien et en plus elles s’affichent telles qu’elles apparaissent dans le message de conception.

Les destinataires choisis apparaissent dans une colonne de la liste sharepoint.

Vous pouvez reprendre dans le corps de mail, les contenus dynamiques de votre liste pour personnaliser le message, comme dans l’exemple ci-dessus.

En pratique

Il n’y a plus qu’à activer le flux qui chaque jour ira chercher la correspondance Demande Nouvel Agrément/Date du jour et qui le jour où la condition est réunie, enverra un mail aux destinataires pour demander le renouvellement de l’agrément.