SharePoint vous donne la possibilité de demander la validation d’un fichier à une ou plusieurs personnes, en même temps, de manière hiérarchique, voire même d’automatiser des étapes pour établir le circuit du document.

ATTENTION : l’approbation portera sur l’ensemble de votre liste ou bibliothèque, même si vous avez sélectionner un document ou un dossier. Il faudra donc créer un dossier spécifique et indépendant à partir de SharePoint. Pour information, TEAMS est idéal pour la création d’une nouvelle bibliothèque. IL faudra cependant veiller à ce que les approbateurs soient membres de l’équipe.

Le principe

Vous avez construit un document qui doit être validé avant d’être publié. Demandez la validation ou l’approbation de votre N+1. Vous pourriez créer une liste ou bibliothèque « Documents en attente de validation ». Ainsi chaque document demandant à un être approuvé pourrait être déposé dans cette liste spécifique.

La création

Dans OneDrive

Tout d’abord, passez en mode classique à partir de OneDrive : le lien bleu, en bas à gauche.

Affichez le dossier ou créez-et le sélectionner,

  • Dans Bibliothèque/Paramètres du flux de travail/Sélectionner dossier ou document/Ajouter un flux de travail, sélectionnez APPROBATION – Sharepoint 2010 ;
  • Donnez un nom au flux
  • Faire OK

Dans TEAMS

Affichez l’équipe dans SharePoint.
Cliquez sur la molette « paramètres »/Contenu du site.
Ajoutez une application/Bibliothèque de documents.
Sur cette bibliothèque, ajouter le flux de travail comme mentionné ci-dessous.

Vous entrez dans le flux et vous devez le paramétrer.

  1. Qui doit approuver les documents ? Entrez les approbateurs.
  2. Vous pouvez gérer les étapes dans l’ordre et aussi ajouter une nouvelle étape si les approbations doivent suivre une voie hiérarchique.
  3. Mettre un message pour la demande, une échéance, des personnes en copie sans qu’elles soient concernées par la modification à apporter.
  4. Vous pouvez déterminer si le flux doit s’arrêter si le document est refusé, s’il est modifié.
  5. Vous pouvez mettre à jour le statut d’approbation lorsque le travail est terminé.