Partage et versioning

On envoie souvent des mails pour compléter des documents, en exigeant souvent un retour rapide ou en mentionnant une date butoir.

La question à se poser est à combien de personnes ? Combien vont me répondre ? Et pour en faire quoi ? Comment vais-je traiter l’information ?

Le plus simple : le partage d’un document par OneDrive.

OneDrive offre la possibilité de partager un même fichier :

• avec l’ensemble du personnel ayant un compte Office 365 (partager)
• avec du personnel de votre organisation ou pas (par un lien – il n’est pas obligatoire d’avoir un compte Office 365).

Cette fonctionnalité m’évite désormais d’utiliser WETRANSFER. Je dépose tout simplement mes fichiers sur OneDrive et je partage le lien avec qui je veux.

Peu importe la méthode que vous conviendrez, chacun peut intervenir sur le document en question, ou dans le dossier, en même temps en modifiant dans le navigateur (OnLine) ou en ajoutant tout simplement des documents. Tout est une question de droits.

La modification s’opère instantanément sans avoir besoin de sauvegarder. L’ajout de document est instantané en fonction du poids.

Le risque de ce procédé est de voir disparaître des données importantes, des éléments indispensables.

OneDrive peut utiliser le versioning. Vous pouvez à tout moment créer une copie avant la modification, restaurer la version choisie, etc…

Où interagir sur le détail, le versioning, le partage ?

Sur la même ligne du nom du document ou dossier, à droite de la colonne, vous ne les voyez qu’en passant votre souris dessus, vous apercevez 3 points (…).

En cliquant sur ces 3 points, la liste déroulante ci-dessus se matérialise.

Pour partager deux possibilités :

• Partager le document ou dossier avec un ensemble de personnes en entrant leur adresse mail. OneDrive vous propose les membres de votre organisation lors de la saisie prédictive.
• Copier coller un lien dans un mail que vous pouvez rendre pérenne ou pas.

Dans les deux cas, vous avez la possibilité de modifier les autorisations et droits que vous voulez accorder.

Les liens peuvent être interrompus ou prorogés et les droits peuvent être modifiés – par le propriétaire.

Ces deux paramètres sont modifiables à tout moment.